Bestellkosten

Die Bestellkosten sind ein zentraler Kostenblock in der Materialwirtschaft und Beschaffungslogistik, der die gesamten betrieblichen Kosten umfasst, die pro Bestellvorgang unabhängig von der bestellten Menge entstehen. Sie umfassen alle Aufwände, die von der Bedarfsermittlung bis zur Einlagerung der Ware anfallen und bilden zusammen mit den Lagerhaltungskosten die Basis zur Optimierung der Bestellmenge.

Organisatorische Aspekte und Bestandteile

Organisatorisch umfassen die Bestellkosten sowohl fixe administrative Kosten im Einkauf als auch variable logistische Kosten bei der Abwicklung der Bestellung. Sie sind meist sprungfix, d.h., sie fallen pro Auftrag einmal an, sind aber von der Menge der bestellten Artikel (der Bestellmenge) weitgehend unabhängig.

• Administrative Kosten (im Einkauf):
  • Bedarfsfeststellung: Die Zeit und der Aufwand für die Disposition und die Auslösung der Bestellanforderung im ERP-System.
  • Bestellabwicklung: Kosten für die Erstellung, Übermittlung (z.B. Fax, EDIFACT) und Bearbeitung der Bestellung beim Lieferanten sowie die Nachverfolgung (Tracking).
  • Rechnungsprüfung und Zahlung: Die Kosten für die Kontrolle der Rechnung (Abgleich mit der Bestellung und dem Wareneingang) sowie die Auslösung der Zahlung.
• Logistische Abwicklungskosten:
  • Transportkosten: Insofern sie nicht separat als Frachtkosten ausgewiesen werden, umfassen die Bestellkosten oft die fixen Anteile der Frachtkosten, die unabhängig von der Menge anfallen (z.B. Grundgebühr des Frachtführers).
  • Wareneingangskosten: Kosten für die physische Ankunft und den Umschlag der Lieferung, inklusive des Zeitfenstermanagements an der Laderampe, der Entladung und der Wareneingangskontrolle (Prüfung der Menge und Qualität).
  • Verwaltung der Liefereinheit: Kosten für die Abwicklung der Ladeeinheit (z.B. Palettentausch).

Technische Aspekte und Optimierung

Technisch sind die Bestellkosten relevant, da sie in die Formel zur Ermittlung der Optimalen Bestellmenge (EOQ - Economic Order Quantity bzw. Andler-Formel) eingehen. Das Ziel ist die Senkung der Bestellkosten pro Mengeneinheit durch Erhöhung der Bestellmenge.

• Kostenstruktur: Während die absoluten Bestellkosten pro Auftrag konstant sind, sinken die Bestellkosten pro Mengeneinheit technisch mit steigender Bestellmenge (siehe CBestellung​/M ).
• Automatisierung (EDI/E-Procurement): Die drastischste technische Maßnahme zur Senkung der administrativen Bestellkosten ist die Automatisierung der Prozesse durch E-Procurement-Systeme und den Einsatz von EDIFACT (Electronic Data Interchange). Dies reduziert den manuellen Aufwand und die Prüfzeiten im Einkauf.
• Standardisierung: Die organisatorische Standardisierung der Warenbegleitpapiere und der Ladeeinheiten (z.B. Kleinladungsträger (KLT)) senkt die Kosten der Wareneingangsabwicklung und damit die logistischen Bestellkosten.
• Rahmenverträge: Organisatorisch können Rahmenverträge mit Lieferanten dazu dienen, die formellen Bestellvorgänge zu reduzieren. Hierbei werden zwar häufige Abrufe getätigt, die eigentliche Bestellabwicklung jedoch auf wenige, zentrale Vertragsschlüsse reduziert.

Die Bestellkosten sind der Gegenpol zu den Lagerhaltungskosten im Bestreben um die optimale Lagerdisposition.