Beschaffungszeit

Die Beschaffungszeit (häufig synonym verwendet als Wiederbeschaffungszeit, engl. Lead Time) ist eine logistische Kennzahl und ein zentraler Zeitparameter in der Materialwirtschaft und Bestandsführung. Sie bezeichnet die Gesamtdauer in Tagen oder Stunden, die von dem Zeitpunkt der Feststellung des Bedarfs bzw. der Auslösung einer Bestellung bis zum Zeitpunkt des physischen Wareneingangs im Lager vergeht, wobei die Ware qualitativ und quantitativ verfügbar ist.

Technische Aspekte und Formale Zusammensetzung

Die technische Ermittlung der Beschaffungszeit ist essenziell für die Dispositionsplanung, da sie direkt in die Berechnung des Meldebestandes und des Sicherheitsbestandes im ERP-System einfließt. Sie setzt sich aus mehreren logistischen und administrativen Teilzeiten zusammen.

• Prüfzeit (Administrativ): Die Zeitspanne, die das ERP-System und die Disposition benötigen, um den tatsächlichen Bedarf festzustellen, die Bestellmenge zu definieren und die Bestellung freizugeben.
• Bestellzeit (Administrativ): Die Zeit, die für die Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten (z.B. per EDIFACT oder E-Mail), die Bestellverarbeitung beim Lieferanten und die Rücksendung der Bestellbestätigung benötigt wird.
• Lieferzeit (Logistisch/Transport): Die Hauptkomponente der Beschaffungszeit. Sie umfasst die Zeit für die Produktion oder Kommissionierung der Ware beim Lieferanten sowie die Transportdauer (abhängig vom gewählten Verkehrsträger und der Transportlogistik). Bei Global Sourcing dominiert die Transportzeit.
• Wareneingangszeit (Operativ): Die Zeitspanne von der physischen Ankunft der Ware an der Laderampe bis zur Einlagerung in den Verfügten Bestand. Sie umfasst die Entladung, die Wareneingangskontrolle (Qualität und Menge) und die Buchung im Lagerverwaltungssystem (LVS).
• Technische Abhängigkeiten: Die gesamte Beschaffungszeit ist technisch eng mit der Kapazität des Lieferanten (Fertigungszeit) und der Zuverlässigkeit der Verkehrslogistik verbunden.

Organisatorische Aspekte und Auswirkungen auf das Lager

Organisatorisch beeinflusst die Beschaffungszeit direkt die Kapitalbindung und das Versorgungsrisiko des Unternehmens. Das Management der Beschaffungszeit ist ein zentraler Hebel zur Senkung der Logistikkosten.

• Sicherheitsbestand: Eine lange und/oder stark schwankende Beschaffungszeit erfordert organisatorisch einen höheren Sicherheitsbestand (Pufferbestand) im Lager, um die Gefahr eines Fehlbestandes (Out-of-Stock) während der Überbrückungszeit zu minimieren. Dies erhöht die Lagerhaltungskosten und die Kapitalbindung.
• Dispositionsrelevanz: Die korrekte Erfassung der Beschaffungszeit ist notwendig, um den Meldebestand s zu berechnen: s=Verbrauch wa¨hrend Beschaffungszeit+Sicherheitsbestand. Eine fehlerhafte Zeitangabe führt zu Über- oder Unterbeständen.
• Strategische Reduktion: Die Beschaffungsstrategie zielt darauf ab, die Beschaffungszeit organisatorisch zu verkürzen (z.B. durch Local Sourcing) oder die Planungsunsicherheit zu reduzieren (z.B. durch langfristige Liefervereinbarungen mit hoher Liefertermintreue).
• IT-Monitoring: Moderne ERP-Systeme überwachen und protokollieren die tatsächliche Beschaffungszeit kontinuierlich. Abweichungen von der geplanten Zeit sind ein Key Performance Indicator (KPI) für die Performance des Lieferanten und der Beschaffungslogistik.

Die Beschaffungszeit ist somit der kritischste Zeitfaktor im Lager- und Beschaffungsprozess.