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Über 280 zufriedene Kunden in 20 Jahren
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Die Auftragsabwicklung beschreibt den strukturierten Prozess zur vollständigen Bearbeitung eines Kundenauftrags. Sie umfasst alle administrativen und operativen Schritte, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlich sind und sowohl vom Lieferanten als auch vom Kunden durchgeführt werden müssen.
Die Auftragsabwicklung beginnt mit der Auftragserteilung durch den Kunden. Darauf folgt die Auftragsprüfung und -bestätigung durch den Lieferanten, um Verfügbarkeit, Lieferzeit und Konditionen zu bestätigen. Anschließend erfolgt die Planung und Vorbereitung der Lieferung, einschließlich Lagerbereitschaft, Verpackung und Transportlogistik. Nach der Auslieferung übernimmt der Kunde die Abnahme der Ware, während der Lieferant die Rechnungsstellung und die eventuelle Nachbearbeitung übernimmt.
Administrative Tätigkeiten innerhalb der Auftragsabwicklung umfassen die Erfassung des Kundenauftrags im ERP-System, die Überprüfung der Auftragsspezifikationen, die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen sowie die Dokumentation aller Vorgänge. Eine lückenlose administrative Abwicklung gewährleistet Transparenz, Nachvollziehbarkeit und minimiert Fehlerquellen im gesamten Prozess.
Operative Aktivitäten beinhalten die physische Bearbeitung des Auftrags, einschließlich Lagerentnahme, Kommissionierung, Verpackung und Versand. Logistische Planung, Transportkoordination und die Einhaltung von Lieferterminen sind entscheidend, um Kundenzufriedenheit und Effizienz zu gewährleisten. Auch Retourenmanagement und Reklamationsbearbeitung zählen zu den operativen Aufgaben.
Moderne IT-Systeme wie ERP-Software, Lagerverwaltungssysteme (WMS) und Transportmanagementsysteme (TMS) unterstützen die Auftragsabwicklung durch Automatisierung, Datenintegration und Prozesssteuerung. Elektronische Schnittstellen zwischen Kunden, Lieferanten und Spediteuren beschleunigen die Informationsflüsse und erhöhen die Prozessgenauigkeit.
Die Auftragsabwicklung erfordert klare Zuständigkeiten, Kommunikationsstrukturen und standardisierte Prozesse. Interne Abteilungen wie Vertrieb, Lager, Logistik und Buchhaltung müssen eng zusammenarbeiten, während die Schnittstellen zum Kunden reibungslos funktionieren müssen. Prozesskennzahlen helfen, Effizienz und Qualität zu überwachen.
Die Auftragsabwicklung ist ein zentraler Bestandteil des Kundenservice und der Lieferkette. Ein strukturierter, gut organisierter Prozess sichert Termintreue, Kundenzufriedenheit und betriebliche Effizienz.